Ako som (ne)plánovane začala manažovať celý biznis môjho klienta

Dnes sa s vami podelím o skutočný príbeh. Nie je to žiadne marketingové klišé, ale realita, ktorú som zažila na vlastnej koži. Momentálne mám medzi klientmi aj takých, ktorí sú trošku ,,neštandardní“. V tomto článku vám predstavím jedného z nich.

Nazvem ho pán Marián. Marián je advokát, ale nie hocijaký. Okrem advokátskej kancelárie má aj iné firmy – ambulancie (oftalmológia, pediatria, stomatológia), očné optiky, účtovnícku firmu, prenájom nehnuteľností.

Pán Marián ma oslovil, pretože mal problém nájsť schopného a zodpovedného človeka s manažérskymi schopnosťami, zmyslom pre detail, ktorý by sa stal jeho pravou rukou a odbremenil ho.

Na našom prvom stretnutí mi opisoval, ako sa mu asistentky – Office manažérky v advokátskej kancelárii –  striedajú každý mesiac a už si ani nemôže zapamätať ich mená. Nestíha advokátsku prácu, pretože neustále rieši problémy v ostatných firmách. Keď mi rozprával jeho príbeh, nemohla som si nevšimnúť, že na tvári mal výraz človeka, čo prežil menší personalistický horor. 

Keď nevieš kde je problém, ale ideš do toho

Naša spolupráca začala tým, že som sa na mesiac „nasťahovala“ do advokátskej kancelárie ako Office manažérka. Prišla som, videla som a bola som v šoku. Naozaj sa tam vystriedalo toľko ľudí, že som sa musela sama seba opýtať, kde bude asi tak problém. Žeby zlá firemná kultúra? Kolektív? Konateľ, ktorý je výbušný? Nuž, v politike som zažila všetko, aj to, čo by si bežný človek myslel, že nie je možné. Preto som sa nezľakla. Naopak, vyhrnula som si rukávy a pustila sa do práce.

Prvé dni…

V prvých dňoch to bol čistý chaos. Telefón neustále zvonil, advokáti stále niečo chceli, účtovníčky mi zasypali stôl faktúrami, klienti chceli vedieť ako sa bude postupovať v ich prípadoch (o ktorých som mimochodom nemala ani najmenšie tušenie), komunikácia s úradmi, pošta, z ktorej som musela vyčítať zákonné lehoty, spisové značky a zmluvy…no jednoducho, keby som mala jedno rameno navyše, aj to by bolo málo. 

Hoci som bola hodená do vody, aby som sa naučila plávať sama, neprekážalo mi to. Bol to môj nápad. Potrebovala som spoznať túto pracovnú pozíciu, aby som dokázala nájsť vhodného človeka, a zároveň ho vedela zaškoliť, kontrolovať, pomôcť mu, prípadne zhodnotiť kvalitu odvedenej práce. Tiež som chcela navnímať atmosféru na pracovisku, spoznať zamestnancov a urobiť si tak analýzu, ktorá bude podkladom pre moje návrhy na prípadné zmeny. 

Toto obdobie síce bolo chaotické, ale naozaj rýchlo som sa zorientovala v právnych záležitostiach, v tom ako prebieha daňová kontrola, mala som poriadok v spisových značkách, naučila som sa pracovať v programe, ktorý kancelária používa na prácu so spismi. Problém mi nerobila ani komunikácia s nepríjemnými klientmi či pracovníkmi daňových úradov. 

Môj klient hneď spozoroval rozdiel. Všetky firmy fungovali ako švajčiarske hodinky. Bola som ako chobotnica. Zrazu som mala tri zvoniace telefóny, advokáti mi prideľovali stále dôležitejšie úlohy, účtovníčky čakali na moju súčinnosť, behala som po úradoch, riešila som fakturácie, oboznamovala som sa s ostatnými firmami klienta, všetky ad hoc úlohy som zvládala bez problémov a keď bolo treba, zostala som v práci aj do noci. Nutne som však potrebovala nájsť niekoho nového na pozíciu Office manažérky. 

Náborová reality show 

Myslíte si, že nájsť Office manažéra je otázkou pár pohovorov? Omyl. Každý si vie do životopisu napísať, že zvláda stres. Žiaľ, realita je často iná. Niektoré kandidátky sa ma počas pohovoru pýtali viac na to, ako to bude fungovať, keď tam nebudú, než na to, čo budú robiť, keď tam budú 😊. Iné nemali adekvátne skúsenosti, ale chceli vysoký plat a benefity. 

Napokon sa mi to po viac ako troch mesiacoch poradilo. Tým sa to ale  neskončilo. Zamestnancov som začala hľadať aj pre jeho kliniky a očné optiky. Preto vám môžem s istotou povedať, že nájsť kvalitných a pracovitých ľudí je v súčasnosti veľký problém. 

Čo všetko (ne)robím?

Oficiálne som externá asistentka. Neoficiálne? 

• Manažérka siete očných optík
• Administrátorka zdravotných výkazov
• Vyjednávačka s poisťovňami
• Fakturantka
• Expertka na zdravotnícku agendu
• Marketingová špecialistka
• Stavebná dozorkyňa
• Personálna manažérka
• Projektová manažérka

Pýtate sa ako je to možné? Klientovi manažujem všetky firmy a rozširujem sieť očných optík. Áno, je to úplne mimo toho čo som študovala, alebo robila. Avšak okamžite som priniesla výsledky. Naučila som sa ako fungujú ambulancie, výkazy do zdravotných poisťovní, fakturácia a opravné doklady poisťovní, čítať chybové protokoly poisťovní, vybavovať kódy poskytovateľa zdravotnej starostlivosti, riadiť rekonštrukciu zubnej ambulancie, vyberať dodávateľa zubnej súpravy, zabezpečovať marketingové služby, riešiť konflikty na pracovisku, zabezpečovať bezproblémový chod všetkých ambulancií, vybavovať zmluvy s poisťovňami, zmluvy s univerzitami a takto by som mohla pokračovať. 

Prečo vám o tom píšem?

Pretože každý klient ma niečo naučí. Každá nová skúsenosť má pre mňa nesmiernu hodnotu, pretože ju využijem u ďalšieho klienta. 

Svoje skúsenosti a vedomosti si stále rozširujem. Nikdy by som si nepomyslela, že raz bude konateľ čakať na to, čo mu poviem, alebo čo mu navrhnem. Mám prehľad o všetkom, čo sa deje v jeho firmách, v akých štádiách sú žiadosti alebo procesy, ktoré riešim. 

O tento príbeh sa s vami delím aj preto, aby ste vedeli, že externá asistentka nie je len niekto, kto zdvíha telefóny a triedi maily. Je to človek, ktorý sa vie zorientovať, prevziať zodpovednosť a priniesť poriadok do chaosu. 

A ešte niečo…

Týmto príbehom vám chcem ukázať, že aj keď sa nabehám, najazdím, nahnevám sa na úradoch, z povinností a termínov mám hlavu jak melón, tak každý deň získavam neskutočné lekcie a skúsenosti, ktoré využijem neskôr.

Preto vás prosím, nebojte sa projektov, ktoré na prvý pohľad vyzerajú, že sú mimo váš odbor.

Ak máte drive, schopnosti a nezľaknete sa, keď na vás niekto zvýši hlas, tak to dotiahnete ďalej, než si viete predstaviť.