Dovolenka bez telefónu, notebooku, kopy e-mailov a núdzových hovorov? Pre väčšinu podnikateľov to znie ako fantasy. Niečo medzi „raz sa k tomu dostanem“ a „možno nabudúce“. Ale čo ak vám poviem, že to vôbec nemusí zostať len snom?
Ak máte vedľa seba niekoho spoľahlivého, samostatného a trochu šialeného (v tom najlepšom slova zmysle), kto dokáže zvládnuť krízový manažment, úradovanie aj improvizáciu, tak pokojná dovolenka je úplne reálna. A presne na to sú tu virtuálne asistentky. Napríklad ja. 🙂
Tri týždne v Kanade? Žiadny problém!
Môj klient si po rokoch konečne doprial skutočnú dovolenku. Kanada, príroda, rodina a hlavne žiaden biznis či stres. Nie preto, že by sa planéta náhle prestala točiť, ale pretože mal svoju virtuálnu asistentku.
Pred odchodom som pripravila všetko nevyhnutné – dokumenty, splnomocnenia, materiály, kontrolné zoznamy. Bez improvizácie. Čakala nás kontrola zo ŠÚKL v jednej z jeho nových očných optík. Zastupovala som ho, diskutovala s kontrolórkami, podpisovala protokoly a výsledok? Kladné stanovisko!
Klientovi som napísala krátku správu na WhatsApp. On si doprial kávu pri jazere a ja som sa o všetko starala na Slovensku. Všetci spokojní. 😄
Výkazy, zdravotnícke kódy a môj súkromný kurz „Medicína pre laikov“
Ďalšou úlohou boli výkazy pre NCZI. Poviem vám to otvorene: ak obľubujete sudoku, puzzle a súčasne hľadáte mentálnu výzvu, tak toto je ako stvorené pre vás. Ale zvládla som to. Naučila som sa diagnostické kódy, preštudovala systém a držala si palce, aby všetko prešlo hladko.
A skutočne prešlo. Ale pokojné obdobie netrvalo večne.
Stratené kľúče, špeciálny odpad a krízové telefonáty
Zazvonil mobil. Správca sa nemohol dostať k elektromeru v budove klienta. Klasický Murphy-ho zákon – stane sa vždy, keď je majiteľ na druhom kontinente. Spustila som telefonickú detektívku, aby som sa do budovy dostala legálne: stavbári? Projektantka? Bývalá nájomníčka? Bingo! Posledná mala rezervné kľúče.
Sotva som si oddýchla, opäť telefón. Teraz išlo o nebezpečný odpad – stomatologické výplne, amalgám a podobné lahôdky v separačnej nádobe zo zubárskeho kresla. Bežná firma na biologický odpad to odmietla. Kontaktovala som technikov, ktorí ma navigovali na správnu firmu a aj tento problém bol vyriešený.
Asistentka v pohybe
Pritom si aj zamestnanci brali voľno, takže som spravovala evidenciu dovoleniek, ktoré mi hlásili, všetko organizovala, vozila tovar medzi optikami, nakupovala dezinfekčné prostriedky pre doktorov, vyzdvihovala poštu, robila pohovory, riešila faktúry a všeličo možné aj nemožné:
Čo som všetko stíhala:
- Zubné odliatky? Vozila som ich k technikom (aj keď ma občas poriadne potrápila dopravná situácia).
- Korešpondencia? Vyzdvihnutá, odoslaná – všetko v poriadku.
- Pracovné oblečenie? Objednané, prevzaté, rozdané personálu.
Zaškolenie novej kolegyne? Vyriešené a od augusta bude plne pripravená
Banka, zdravotné poisťovne a vysoká škola
Každý týždeň som osobne nosila tržbu zo stomatologickej ambulancie do banky. Popri tom som posielala výkazy poisťovniam, faktúry, kontrolovala opravné doklady, chybové protokoly a iné.
A áno, podarilo sa mi podpísať dohodu o špecializačnom štúdiu pre dvoch doktorov s univerzitou! Okamžite som začala vypĺňať všetky potrebné formuláre. Administratíva na expert úrovni. Dodatočne som zaznamenávala ich účasť za jednotlivé mesiace, dovolenky, PN a odpracovaný čas.
Druhá klientka v exotickej krajine a sociálne siete v mojich rukách
Dovolenku si vzala aj moja ďalšia klientka. Pred odchodom sme telefonovali a jednoznačne mi povedala: „Chcem byť len mamou a manželkou. O podnikanie sa postaraj ty.“
Tak som sa postarala. Pripravovala som dizajny, plánovala som príspevky, vybavovala komunikáciu na sociálnych platformách a to všetko medzi jazdami, výkazmi a dokumentmi.
Záver? Dovolenka je možná. Stačí mať svoju VA.
Zbožňujem výzvy. Milujem pocit, keď sa situácie riešia. Alebo keď môžem niekoho zbaviť chaosu a pritom si organizovať čas podľa seba. Klient sa už vrátil z Kanady a viete čo? Do kancelárie ani nešiel. Stále je s rodinou. Presne tak to má byť.
Takže drahí podnikatelia, ak túžite po dovolenke bez nervov, nájdite si svoju virtuálnu asistentku. A ak neviete, kde začať, napíšte mi. 😉