Delegovať administratívu, účtovníctvo, HR, marketing a iné činnosti na virtuálnu asistentku znie ako lákavé riešenie. Ušetriť čas, zbaviť sa hory papierov, faktúr a e-mailov, konečne sa sústrediť na vedenie firmy. Znie to dobre, že? A predsa mnohí podnikatelia, manažéri a freelanceri či firmy túto možnosť odmietajú. Nie preto, že by ju nepotrebovali, ale preto, že majú obavy. Čím to je, že v Amerike bežne virtuálne asistentky najímajú spoločnosti ako Microsoft, Amazon, PWC, Apple, Sephora či univerzity, ale na Slovensku sú voči tejto profesii predsudky?
Dnes vám predstavím najčastejšie obavy klientov pri spolupráci s virtuálnou asistentkou. Prezradím vám ako ich riešim, aby klienti získali presne to, čo hľadajú: spoľahlivú, diskrétnu a efektívnu podporu.
Obava číslo 1: „Je to drahá služba.“
Na prvý pohľad sa môže zdať, že externá spolupráca je drahšia ako vlastný zamestnanec. Ale keď sa pozrieme bližšie, zistíme, že práve tu sa skrýva najväčší mýtus.
Na toto webe nájdete konkrétne porovnanie nákladov na interného zamestnanca vs. virtuálnu (externú) asistentku. Žiadne odvody, dovolenky, stravné lístky ani miesto v kancelárii. Klient so mnou spolupracuje len vtedy, keď je to potrebné. Jeho rozpočet zostáva pod kontrolou a efektivita rastie.
Teraz skúsme prejsť na jednoduchý príklad. Ak asistentku zamestnáva firma na TPP so mzdou 1500 eur v hrubom, tak koľko firmu stojí hodina jej práce, ak má kalendárny mesiac 20 pracovných dní?
1500 € / 20 dní / 8 hodín = 9,38 €
Z tohto vzorca teda vyplýva, že zamestnanec pracoval 160 hodín. A teraz prichádza tá najdôležitejšia otázka – pracoval nepretržite celých 160 hodín? Denne má odpracovať 8 hodín, ale v skutočnosti sa práci naplno venuje cca 4 hodiny a niekedy ani to nie. Zamestnanca platíte za čas, nie za výkon. Ak nemá čo robiť, tak si odsedí 8 hodín a ide spokojne domov.
Hodinová sadzba kvalitnej virtuálnej asistentky sa pohybuje medzi 10 – 30 €/hodina. Avšak ona pracuje na živnosť. Pre firmu je to obrovská výhoda – žiadne odvody, zákonné príspevky, žiadne benefity, PN, dovolenka, prekážky v práci, žiadne obmedzenia Zákonníkom práce. Jednoducho virtuálna asistentka po dokončení práce vystaví klientovi faktúru s reportom, ktorá je pre firmu len jednou položkou v účtovníctve.
A teraz sa na túto obavu pozrime z pohľadu virtuálnej asistentky, ktorá vykoná pre klienta nejakú činnosť, pričom s týmto výkonom môže mať zvýšené náklady. Dodá mu službu, vystaví faktúru s reportom a modlí sa, aby klient faktúru uhradil.
Čo si myslíte? Kto by mal mať väčšie obavy zo spolupráce?
Obava číslo 2: A čo citlivé údaje?
Firmy často riešia personálne dokumenty, mzdy, zmluvy, údaje o zamestnancoch alebo iné citlivé informácie súvisiace s ich podnikaním. Jasné, to nie je nič, čo by ste chceli zveriť len tak niekomu.
Každá spolupráca, ktorú začínam je podložená zmluvou o spolupráci, v ktorej sú jasne zadefinované práva a povinnosti, ako aj postihy za ich nedodržanie. V zmluve klient nájde ustanovenia o mlčanlivosti, obchodnom tajomstve, ochrany informácií, ale aj zákazu konkurencie. V prípade potreby sa podpíše zmluva o mlčanlivosti samostatne. Pre obzvlášť obozretných klientov môže byť alternatívou aj to, že ponúkam svoje služby aj priamo na pracovisku klienta s jeho počítačom, resp. zasielané dokumenty budú chránené heslom.
A teraz ruku na srdce. Pravidelne sme svedkami toho, že zamestnanec na TPP by pre klienta nemal byť zárukou bezpečnosti. Veď si len spomeňte na kauzy, keď zamestnanci spreneverili peniaze, alebo inak zneužili právomoci zo svojich pozícií. Riziko je vždy. Za mňa hovoria aj predchádzajúce skúsenosti zo spolupráce s politickými a verejnými inštitúciami, kde bola maximálna diskrétnosť nevyhnutnou podmienkou. Pôsobila som nielen ako tajomníčka a hospodárka poslaneckého klubu, ale aj ako podpredsedníčka Dozornej rady veľkej spoločnosti. Pre klienta (advokáta) riešim nielen klientov advokátskej kancelárie, ale aj všetky náležitosti jeho ostatných firiem bez jediného problému. Dokonca mi zveril aj služobné vozidlo. Uvedomujem si čo znamená dôvera, a preto ju chránim.
Obava číslo 3: „Ako budeme komunikovať?“
Nie, s klientom si neposielam 28 e-mailov denne. V skutočnosti mu ich príde menej než predtým.
Klient si môže vybrať spoluprácu cez Asanu, Slack či Google Workspace. On vidí čo riešim, čo je hotové, čo čaká na schválenie. Všetko je prehľadné.
Obava č. 4: „Budem mať ešte nad niečím kontrolu?“
Strata kontroly je strašiak pre každého podnikateľa. Chápem to. Pracujem tak, aby mal klient vždy prehľad o tom, čo robím, koľko času som strávila na úlohách, a čo ešte čaká. Všetko reportujem.
Obava č. 5: „Je takáto spolupráca právne bezpečná?“
Nejde o žiadne slovné prísľuby a gentlemanské dohody. Celá spolupráca prebieha na základe zmluvy a oficiálnej fakturácie. Klient má právnu istotu, zodpovednosť, aj transparentnosť.
Obava č. 6: „Ale ja potrebujem človeka, ktorý bude v kancelárii.“
Táto obava je častá, najmä u ľudí, ktorí boli zvyknutí mať asistentku fyzicky „po ruke“. Pravdou však je, že väčšina úloh, ktoré asistentka rieši, sa dá vybaviť aj na diaľku – efektívnejšie, rýchlejšie a často s vyššou pridanou hodnotou. Virtuálna asistentka nie je len vykonávateľkou úloh, ale samostatným partnerom.
To však neznamená, že sa s klientom nikdy neuvidím. Ak si to situácia vyžaduje, viem byť aj fyzicky pri klientovi. Ponúkam osobnú prítomnosť na pracovisku, pravidelné video meetingy a komunikáciu na úrovni interného tímu. Všetko je o vzájomnej dohode.
Mám klientku, ktorá preferuje online stretnutie alebo telefonát raz mesačne. Iný klient má záujem o osobnú poradu raz týždenne. Každý to má inak, ale všetci sa zhodujú na jednom: oveľa dôležitejšie než fyzická prítomnosť je dostupnosť, spoľahlivosť a schopnosť veci vyriešiť bez zbytočných otázok.
A ešte niečo: človek, ktorý má skúsenosti, bystrú hlavu a vie reálne ušetriť čas a energiu – ten nebude variť kávu, ani stáť pri tlačiarni. Takýchto ľudí si nezamestnávate preto, aby ,,boli nablízku“, ale preto, aby vám uľahčili život.
Prečo si vybrať práve mňa?
Som certifikovaná virtuálna asistentka s viac ako 10-ročnou praxou. Nie som len ďalšia asistentka, ktorá chce ,,pomáhať s e-mailmi“.
Riešim účtovníctvo, HR, fakturáciu, vybavovanie úradných vecí, komunikáciu s klientmi aj podporu manažmentu.
Moji klienti si vážia najmä:
- Diskrétnosť
- Samostatnosť
- Skúsenosť z praxe
- Profesionálny prístup